Cum oprim invazia dosarelor?
Un birou în care cartotecile sunt insuficiente, sau organizarea acestora nu este chiar eficientă, devine în scurt timp un spaţiu în care domneşte haosul. Timpul necesar pentru a organiza dulapurile cu documente, fişiere, materiale, precum şi achiziţionarea mobilierului adecvat pentru depozitarea acestor unelte de lucru, este o investiţie care pe termen lung va aduce roadele unei funcţionări eficiente şi productive.
Există un motiv foarte întemeiat pentru amenajarea adecvată a birourilor cu mobilier modern, util (mai rar decorative) din metal, şi anume: incendiul. În cazul unui incendiu documentele nu se vor afla în siguranţă într-un dulap din lemn, oricât de estetic şi funcţional ar fi acesta. Cât despre indestructibilitate – nici rezistenţa la vandalism, sau o eventuală spargere, nu e prea ridicată.
Soluţii care stau azi la îndemâna oricui pentru eficientizarea arhivării documentelor
Dacă aveţi un birou cu un flux mare de documente, pe care le folosiţi zilnic, sau pe care nu doriţi să le arhivaţi prea ”adânc”, pentru a le putea accesa la nevoie, aţi contemplat probabil decizia alegerii unui sistem satisfăcător de depozitare atât din perspectiva siguranţei, a organizării cât şi a accesibilităţii. Cele mai simple soluţii oferă utilizarea dulapurilor grupate în spaţiul liber al biroului, îndeplinind astfel multiple funcţii: depozitarea documentelor, delimitarea spaţiului, asigurând totodată o suprafaţă în plus la nivel accesibil. Aducând dulapurile în mijlocul biroului (presupunem că avem un birou suficient de mare) eliberăm pereţii pentru alte scopuri: corpuri de bibliotecă, acces la fereastră. Accesul la aceste dulapuri poate fi direcţionat, dintr-o parte sau din ambele părţi, delimitând astfel şi funcţionalitatea biroului.
Unităţile rotative sunt o variaţie a dulapurilor cu etajere adânci, unde depozitarea se poate face pe două rânduri. În cazul unui dulap clasic, rândurile din spate a acestor etajere adânci sunt ascunse ochiului şi incomod de accesat. Pentru a soluţiona problema şi a facilita accesul, s-au dezvoltat sistemele rotative, care combină etajerele adânci cu accesul uşor. Dulapurile se rotesc pe o bază pivotantă solidă la 90 de grade, scoţând la iveală ceea ce este la ”spate”, economisind suprafaţa de podea şi dublând spaţiul de depozitare. Operatorul nu trebuie să îşi modifice poziţia pentru a accesa ambele părţi ale etajerelor.
Rafturile mobile sau compacte s-au dovedit a fi o invenţie ingenioasă pentru economisirea spaţiului şi eficientizarea accesului la documentele arhivate. În majoritatea cazurilor acestea permit creşterea spaţiului de depozitare pe metru pătrat, dublându-l sau chiar triplându-l, în comparaţie cu alte sisteme de fişiere de mare densitate.
Dacă aveţi un perete lung, însă spaţiul de acces nu este prea adânc, se recomandă glisarea laterală. Conceptul este simplu şi face uz atât de depozitarea fixă, cât şi de cea mobilă. În partea din spate există un sistem fix de etajere, iar în partea din faţă module mobile individuale, care culisează pe o şină, cu unul mai puţin la număr decât cele din spate. Astfel un modul din spate este întotdeauna la vedere, accesul putând fi modificat printr-o simplă acţionare mecanică.
Glisarea frontală favorizează spaţiile ample, atât în adâncime cât şi în lungime. Sunt simple de manevrat, datorită culisării pe şine, permiţând încărcări de câteva tone pe metrul de lungime. Acţionarea se face mecanic, din partea laterală a modulelor, sau electric, prin apăsarea unui buton. Spaţiul de depozitare creşte atât în adâncime şi lungime cât şi pe înălţime
Caruselul verticaleste sistemul ideal recomandat pentru spaţii înalte. Rafturile se rotesc în interiorul sistemului, coborând unitatea activă la înălţimea convenabilă de lucru a operatorului. Sistemele se pot proiecta în mod individual, după caz, chiar şi pentru a asigura accesul la sistemul de arhivare la două sau mai multe niveluri într-o clădire de birouri.
Alegerea sistemului de arhivare a documentelor depinde de factori precum scopul, bugetul, dimensiunile spaţiului unde se amplasează, dar şi elementele de design care contribuie la amenajarea unui birou nu doar funcţional dar şi estetic. În cazul în care rezistenţa la incendii şi inundaţii este o condiţie sine qua non – alegerea mobilierul se va limita la varietăţile metalice.
Nu trebuie să uitaţi însă nici de faptul că acest sistem trebuie manevrat, întreţinut şi dezvoltat mai mult sau mai puţin permanent de către personalul biroului. Astfel un aspect esenţial este facilitatea cu care procesul de manevrare a documentele, precum şi a întregului sistem, poate fi însuşit de către utilizatori.
în CONTEXT
